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Aus der Praxis: Anregungen für Aufgaben-Apps

Any.do Aufgaben-App – Foto © Any.do

Ich habe in den letzten Jahren schon fast alle am Markt verfügbaren Apps zum Verwalten von Aufgaben ausprobiert. Manche davon habe ich ein paar Wochen, ein paar Monate aktiv im Einsatz gehabt. Manche nach ein paar Tagen gleich wieder vom Notebook, Tablet und Smartphone geworfen. In dieser Zeit haben sich ein paar Punkte angesammelt, die bei solchen App zu beachten wären.

Bevor ich euch ein paar Anregungen für Apps zum Verwalten von Aufgaben am Notebook, am Tablet, am Smartphone verrate, geht es einmal um die Wünsche, um die Anforderungen, um die Voraussetzungen. Denn die gehören erfüllt.

Punkte, die bei Aufgaben-Apps zu beachten wären

• Arbeitet man alleine oder im Team? Viele der Apps eignen sich für beide Nutzungen, manche haben sich auf Teamwork spezialisiert. Denn im Team sind neben einer sauberen Synchronisation in Echtzeit noch so Funktionen wie Benachrichtigungen bei Änderungen / Absolvierung, Verfolgen von Aufgaben, Kommentare, Messaging zwischen den Team-Mitgliedern oder Zuweisungen von Aufgaben relevant.

• Auf welchen Geräten soll die App laufen? Im Web, am Computer (Windows, macOS, Linux, Chrome), am Smartphone und/oder Tablet (iOS, Android), auf der Smartwatch (Apple Watch, Android Wear).

• Wo werden die Daten gespeichert? Will man die Aufgaben auf mehr als einem Gerät verwenden, so liegen sie in der Cloud. Das wird in der Regal dann auf den Servern des Service-Anbieters sein. Da sind dann so Punkte wie Vertrauen zum Anbieter, Zuverlässigkeit der Echtzeit-Synchronisation, verschlüsselte Übertragung, Online- & Offline-Modus zu bedenken.

• Soll eine bestimmte Methode zur Organisation der Aufgaben unterstützt werden? Zum Beispiel das beliebte Getting Things Done (GTD) von David Allen. Bietet das die App gleich als Funktion an oder lässt es sich einfach umsetzen?

• Welche Ansichten sollen vorhanden sein? Beispielsweise Heute, Morgen, diese Woche, demnächst, irgendwann, bestimmtes Datum, …

• Lassen sich bei Bedarf auch andere Services einbinden? Zum Beispiel Cloud-Speicher, E-Mail, Kalender, Evernote, IFTTT, …

• Sind Datei-Anhänge notwendig? Man denke dabei ans Hinzufügen von zum Beispiel Notizen, Sprachnotizen, PDFs oder Präsentationen.

• Welche Arten der Planung von Aufgaben sind erforderlich? Zum Beispiel Fälligkeitsdatum, bestimmte Uhrzeit, Anfangs-/Enddatum, Prioritäten, Standort, …

Foto © Meistertask

• Welche Möglichkeiten bei der Wiederholung von Aufgaben sind erforderlich? Genügt täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder sind individuellere Einstellung notwendig?

• Welche Arten von Erinnerungen sind gewünscht?

• Ist die automatische Erkennung beim Eingeben von „smart data“ notwendig? Zum Beispiel für Datum, Links, Adressen, Wiederholungen u.s.w. Und ganz wichtig: Ist die Funktion auch abschaltbar? Da habe ich in der Vergangenheit schon manch Überraschungen erlebt, was das erkannt werden wollte.

• Wie sollen die Aufgaben organisiert werden? Ich denke dabei hauptsächlich an Ordner, Hashtags, Projekte, Unter-/Teilaufgaben.

• Braucht man Import & Export sowie Backup & Restore?

• Funktionen wie Suchen, Ersetzen, Filtern, Sortieren oder Drag&Drop sollten ohnehin Standard sein.

• Sind anpassbare Themen gewünscht? Soll ein Widget verfügbar sein?

• Und vielleicht als abschließender Punkt, der mir persönlich immer wichtig ist: Ich muss mich in der App wohlfühlen. Ich habe schon Apps wieder deinstalliert, weil mich Kleinigkeiten gestört haben.

Anregungen für Aufgaben-Apps

Wie schon eingangs erzählt, bieten erfreulicherweise zahlreiche Unternehmen Aufgaben-Apps an. Hier ein paar der beliebtesten Services:

• 2Do
• Any.do
• Appigo Todo
• MeisterTask
• Nirvana
• OmniFocus
• Producteev
• Remember The Milk
• Swipes
• TeuxDeux
• Things
• TickTick
• Todoist
• TodoZu
• Toodledo
• Trello
• Wunderlist (Microsoft)

Als Nachtrag: Wer schon Office 365 verwendet, der kann die Verwaltung seiner Aufgaben selbstverständlich auch Outlook anvertrauen.

Welche Aufgaben-App verwende ich derzeit? Remember The Milk. Für meine Anforderungen der beste Kompromiss.

Noch Fragen, Wünsche, Anregungen, Beschwerden? Einfach als Kommentar hinterlassen.