Warum Unternehmen jetzt auf digitale Lösungen setzen sollten

Wer geschäftlich unterwegs ist und Kosten steuerlich geltend machen möchte, muss Fahrten exakt dokumentieren. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und mit Aufwand verbunden. Die Fahrtenbuchpflicht betrifft viele Unternehmen – vom Ein-Personen-Unternehmen über den Außendienst bis hin zu Fuhrparkverantwortlichen im Mittelstand. 
Viele Unternehmen erledigen diese Aufgabe bisher noch manuell – mit Papier, Excel oder auf Zuruf. Das funktioniert grundsätzlich, kostet aber Zeit, ist fehleranfällig und bindet Ressourcen.
Dabei gibt es längst eine Alternative, die den Aufwand reduziert und gleichzeitig für mehr Sicherheit sorgt - das digitale Fahrtenbuch.

Fahrtenbuchführung heute – zwei Lösungen im Vergleich

Die manuelle Fahrtenbuchführung ist in vielen Unternehmen gelebte Praxis. Die Fahrten werden regelmäßig notiert, Kilometerstände eingetragen und die Daten bei Bedarf für die Buchhaltung oder Steuerberatung aufbereitet. Wer dabei sorgfältig arbeitet, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, muss dafür aber zusätzliche Zeit investieren und bei einer Prüfung eine lückenlose Dokumentation vorweisen können. Das erfordert Disziplin, Kontrolle und meist Rückfragen zwischen Fahrer:innen und Buchhaltung.

Ein digitales Fahrtenbuch automatisiert diesen Prozess. Fahrten werden in Echtzeit per GPS erfasst, die Kategorisierung als privat oder geschäftlich erfolgt per Klick in der App. Die Daten sind revisionssicher gespeichert und jederzeit abrufbar, auch für die Buchhaltung oder Steuerberater:innen. So entsteht nicht nur eine vollständige, sondern auch eine rechtssichere Dokumentation.
Beide Varianten erfüllen grundsätzlich ihren Zweck. Der Unterschied liegt im Aufwand, in der Fehleranfälligkeit und im Grad der Automatisierung.

Was Unternehmen durch Digitalisierung gewinnen

Der Wechsel auf ein digitales Fahrtenbuch bringt Unternehmen konkrete Vorteile, nicht nur bei der Zeitersparnis, sondern auch strategisch:

Mehr Effizienz: Automatische Aufzeichnung bedeutet, dass Mitarbeiter:innen keine manuellen Notizen mehr machen müssen. Fahrten laufen im Hintergrund mit und können direkt korrekt zugewiesen werden.

Weniger Fehlerquellen: Zahlendreher, Lücken oder fehlende Einträge gehören der Vergangenheit an. Die digitale Lösung sorgt für manipulationssichere Daten, die jederzeit nachvollziehbar sind.

Rechtssicherheit bei Prüfungen: Finanzamt-konforme Dokumentation schützt vor unerwarteten Rückfragen oder Nachzahlungen. Die geprüften Daten sind jederzeit exportierbar und nachvollziehbar.

Klare Trennung zwischen privat und geschäftlich: Mit einem Klick in der App wird jede Fahrt kategorisiert. Das spart Rückfragen und zeitlange Diskussionen.

Transparenz im Fuhrpark: Unternehmen erhalten Echtzeitdaten zur Fahrzeugnutzung und Auslastung. Das erleichtert das Fuhrparkmanagement und schafft die Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Einfache Integration: Moderne digitale Fahrtenbücher lassen sich optional an bestehende Systeme anbinden. Schnittstellen zur Buchhaltung oder ERP-Lösungen ermöglichen einen durchgängigen Datenfluss ohne Medienbrüche.
 

Digitalisierung ohne Hürden - so gelingt der Einstieg

Der Umstieg auf ein digitales Fahrtenbuch ist unkompliziert und in wenigen Minuten erledigt. Der Prozess läuft in fünf einfachen Schritten ab:

1. Konto aktivieren
2. App herunterladen
3. Hardware (zum Beispiel OBD-Stecker) im Fahrzeug anbringen
4. Fahrer:innen & Fahrzeug im System zuweisen
5. Losfahren

Ab diesem Moment läuft das Fahrtenbuch im Hintergrund mit. Mitarbeitende müssen lediglich die Fahrten zuordnen, alles andere geschieht automatisch und im Einklang mit den steuerlichen Anforderungen.

Fazit: Ein Fahrtenbuch, das mitdenkt – digital, effizient und zukunftssicher

Ein Fahrtenbuch ist mehr als nur eine Pflichtaufgabe. Für Unternehmen bietet es die Chance, Transparenz in Mobilität und Fahrzeugnutzung zu bringen und gleichzeitig rechtliche Sicherheit zu gewinnen.

Mit dem digitalen Fahrtenbuch von A1 erhalten Sie ein professionelles Werkzeug, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Abläufe integrieren lässt. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch Komplexität - vom Einzelunternehmen bis zum Fuhrpark mit mehreren Fahrzeugen.

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